La gestion administrative et comptable des dépenses relatives aux déplacements professionnels est un point sensible au sein des entreprises. Entre carte carburant et remboursement des notes de frais, il suffit de bien peser ses avantages et ses points faibles pour déterminer la meilleure option.
Les moyens de paiement pratiques pour les déplacements professionnels
Plusieurs possibilités existent pour payer les notes correspondant à l’achat de carburant lors des déplacements équipes au sein des entreprises, comme ce lien l’indique.
Les cartes carburant
Les cartes carburant sont conçues pour s’acquitter des dépenses associées au carburant utilisé pour les déplacements professionnels au sein d’une entreprise. En quelque sorte, elles représentent l’équivalent de la carte de crédit bancaire.
Cette méthode pratique optimise le contrôle des frais liés à l’achat de carburant et aux autres services associés aux déplacements professionnels. Ces cartes comportent les informations spécifiques sur le collaborateur titulaire, l’entreprise propriétaire et la voiture. S’adaptant à la nouvelle technologie, elles sont équipées d’une bande magnétique permettant l’identification des données d’utilisation par les fournisseurs. Au même titre, elle contient un système de validation unique visant à la sécurisation optimale de son utilisation.
Le principe est basé sur l’achat de carburant ou sur d’autres dépenses au sein d’une station-service. Il suffit d’insérer la carte dans un TPE (terminal de paiement électronique) et de taper le code PIN confidentiel pour s’en servir.
Réguler l’utilisation de la carte et imposer des limites journalières ou hebdomadaires facilitent la gestion de la consommation et des dépenses. Des critères peuvent être déterminés dans ce sens, pour ne citer que le montant maximum (jour, semaine, mois), le type de fioul (essence ou diesel), ou encore la quantité fixée sur la base des prix des carburants.
Les remboursements des notes de frais
Les frais engagés par les collaborateurs lors de leurs déplacements professionnels sont récupérables grâce aux remboursements accordés par l’employeur. Seuls les salariés et les dirigeants peuvent prétendre à cette prise en charge du carburant. Un associé ou une personne tierce qui est affectée à un poste au sein d’une entreprise ne peut pas en bénéficier.
Le remboursement consiste à payer les frais engagés avec le véhicule du salarié ou avec la voiture du dirigeant lors d’une mission. Le montant à restituer est basé sur la distance parcourue, la fréquence des déplacements, ainsi que la puissance fiscale de l’automobile conduite.
Les avantages de chaque moyen de paiement
Chacun des moyens de paiement cités auparavant présente des avantages et des inconvénients que les managers doivent connaître afin d’optimiser leur choix.
Avantages et inconvénients de la carte de carburant
La carte carburant est la meilleure alternative qui convient à toutes les entreprises, peu importe leurs tailles. D’autant plus qu’elle représente une solution permettant de passer progressivement vers la transition énergétique. Cet outil offre de nombreux avantages, comme la maîtrise des coûts liés aux déplacements professionnels, dans la mesure où les missionnaires n’ont pas à avancer ces frais, ni encore moins à rédiger les notes de frais. Chaque partie ne perd plus de temps à collecter les documents qui y sont liés. Il suffit d’attendre la facturation des transactions, elle est établie par l’émetteur des cartes. Les mouvements font l’objet d’une bonne traçabilité grâce aux outils de reporting. Ce moyen de paiement permet de bien gérer une large flotte de véhicules de fonction et de service, peu importe le type de combustible utilisé, essence ou diesel.
Choisir entre les offres de carte proposées sur le marché n’est pas facile. Il convient d’analyser minutieusement chaque offre afin de dénicher celle qui répond le mieux aux besoins de l’entreprise. Dans la mesure du possible, il est préférable de privilégier les cartes utilisables auprès de différentes stations-services. De ce fait, l’utilisateur n’est pas obligé de chercher une seule enseigne. Du côté de l’entreprise, elle bénéficie d’une gestion automatisée des dépenses, sans avoir à demander auprès de chaque station-service les pièces requises. Ses tâches sont plus simplifiées, allant du paiement à la réécriture comptable, en passant par la collecte des justificatifs.
Avantages et inconvénients du remboursement des frais de carburant
L’avantage du remboursement des frais de carburant réside dans le fait qu’il n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu. Ainsi, le salarié n’est pas obligé de le mentionner dans sa déclaration, et l’employeur n’a pas besoin de le mettre dans le bulletin de paie des équipes concernées. Il est totalement exonéré des charges sociales. Toutefois, une déduction forfaitaire de 10 % est applicable automatiquement aux revenus, basée sur les frais réels ou sur le barème kilométrique appliqué par l’administration fiscale.
Ce remboursement ne couvre ni les frais de stationnement, ni le péage. De plus, le montant engagé pour les réparations effectuées sur le véhicule, lors du déplacement, n’est pas pris en charge par la société.
Cartes ou remboursement des frais ?
Le choix entre ces deux méthodes repose sur la situation de chaque entreprise, mais ne tient pas compte du prix des carburants. Toujours est-il que la carte permet de s’épargner de nombreux soucis, dont la collecte de documents justificatifs, la vérification et le rapprochement.